Last Updated on 3. Juli 2023 by Alex

Agenturen müssen sich um zahlreiche Verantwortlichkeiten kümmern, die viel Zeit und Einsatz erfordern. Zum Einsparen von Zeit, zur besseren Organisation täglicher Aufgaben und für viele weitere Punkte können die hier zusammengestellten 5 automatisierten Workflows einen wichtigen Beitrag leisten.

Automatisierte Workflows für Agenturen

Automatisierte Workflows für Inbound Marketing nutzen

In Agenturen arbeiten viele kreative Menschen zusammen, die Unterstützung durch Software gut gebrauchen können, um sinnvolle Prozesse zu befolgen. Bereitsein CRM hilft dabei, die verschiedenen Opportunitäten passend einzuschätzen und den entscheidenden Zeitpunkt für Werbeaktivitäten nicht zu verpassen. Inbound Marketing ist ein Ansatz, der perfekt zu diesem Vorgehen passt. Beispielsweise mit Hubspot kann ein breites Angebot on Online Marketing-Leistungen professionalisiert werden. Die Details dazu haben wir in unserem vertiefenden Artikel zu Hubspot beschrieben.

 

1. Lead Magnet und Nurturing-Sequenz

Um neue Leads anzuziehen, eignen sich mehrwerthaltige Informationen besonders gut, allen voran E-Books, Whitepaper, Checklisten und viele weitere, die über automatisierte Workflows versandt werden können. Die Webseite wird interaktiver gestaltet und den Lead Magnet erhält der Nutzer sofort. Die eigentliche Willkommensmail für neue Kontakte wird danach versandt.

Klickt der Nutzer die erhaltene .pdf-Datei, erhält er einige Tage später eine weitere E-Mail, die nach einem Feedback zur erhaltenen Information fragt. Öffnet ein Nutzer seine .pdf nicht, kann eine Reihe von Follow-up-E-Mails innerhalb der nächsten Tage folgen, die ihn daran erinnert, sein E-Book herunterzuladen.

2. Beratungs- oder Demo-Workflow

Agenturen, die Beratungen oder Demos anbieten, profitieren von einem automatisierten Workflow, der dem Nutzer bei Terminbuchung eine E-Mail mit der Buchungsbestätigung und allen wichtigen Eckdaten zusendet. In der Software kann eine Liste angelegt werden, in welche alle Nutzer, die über den Kalender der Agentur einen Termin gebucht haben, automatisch verschoben werden. Zudem wird im CRM automatisiert ein Deal erstellt, um den Verkaufstrichter besser im Griff zu behalten.

3. Leads nachfassen

Agenturen, die Lead Scoring einsetzen erhalten ein gutes Bild von der tatsächlichen Abschlussreife eines Leads und können diesen zum passenden Zeitpunkt an den Verkauf weitergeben. Bleibt ein Besucher beispielsweise für längere Zeit auf einer besonderen Seite oder besucht eine bestimmte Anzahl an Seiten kann er über einen automatisierten Workflow personalisierte E-Mails erhalten, die seinen Interessen entsprechen.

4. Interne Benachrichtigungen

Um den passenden Zeitpunkt für Werbeaktivitäten zu nutzen und die Leads optimal zur Abschlussreife zu begleiten, erweisen sich auch interne Benachrichtigungen innerhalb der Agentur als wichtiger Faktor. In Agenturen gibt es viele Events, die Benachrichtigungen erfordern um die Sales Pipeline zu managen, wie beispielsweise Webbesuch, Nichtöffnen eines Angebots oder Bounce eines wichtigen Kunden. Auch dann, wenn ein Lead ein bestimmtes Scoring erreicht hat, kann solch eine interne Benachrichtigung darauf aufmerksam machen. Mitarbeiter können mit automatisierten Nachrichten auf solche Anlässe aufmerksam gemacht werden und sie dann entsprechend an Kunden kommunizieren. Der automatisierte Workflow erhält dann eine spezifische Benachrichtigung, die dann an das zuvor zusammengestellte Team geschickt wird. 

5. Webinar-Ereignisse

Agenturen, die mit Webinaren arbeiten, sollten die Nutzerzahl pro Webinar nach Möglichkeit maximieren. Damit sich die Interessenten schon weit im Vorfeld dafür Zeit nehmen können, sollten sie zwei bis drei Wochen im Voraus über das Datum des Webinars informiert werden. Bis zum tatsächlichen Datum des Ereignisses können noch weitere Reminder per automatisierter E-Mail folgen. Zudem können diese Reminder weitere Informationen enthalten, beispielsweise Hinweise zu den technischen Voraussetzungen zur Teilnahme am Webinar, aber auch mit Mehrwert, dass die Teilnehmer sich einwählen. Hierbei handelt es sich um eine sehr einfache Automation, da keine verschiedenen Bedingungen beachtet werden müssen.

Bonus-Tipp: E-Mail-Adressen automatisiert verifizieren

Datenschutz ist für alle Unternehmen und nicht nur für Agenturen ein wichtiges Thema. Aber was ist mit Datenhygiene? Gerade für Werbeaktivitäten, die per E-Mail ablaufen, ist Datenhygiene im Zusammenhang mit der E-Mail-Zustellbarkeit ein wichtiger Punkt für den Erfolg. Damit E-Mails nicht auf einer Blacklist landen und die eigene Sender Reputation schädigen, sollten selten genutzt E-Mail-Adressen vor der erneuten Nutzung validiert werden. Dazu gibt es zwar zahlreiche spezialisierte Tools, manch eine Marketing Automation-Plattform, wie beispielsweise Hubspot und ActiveCampaign, schneiden bei dieser Aufgabe aber ebenfalls gut ab. Agenturen, die entweder ein entsprechendes zusätzliches Tool nutzen oder diese Datenhygiene-Routine mit ihrer Marketing Automation-Plattform durchführen können, setzen automatisierte Workflows gezielt für ein langfristig orientiertes, hochprofessionelles Vorgehen ein. 

Automatisierte Workflows – ideale Erleichterung im Agentur-Arbeitsalltag

Viele Aufgaben im Alltag einer Agentur lassen sich gezielt automatisierte Workflows zur Zeitersparnis nutzen. Auch für Agenturen gilt: Werden mehrere automatisierte Workflows nebeneinander eingesetzt, sollte vor dem Start genau geprüft werden, ob sich diese überschneiden. Gerne helfen wir Ihnen in allen Fragen zur Automatisierung von Workflows und digitalen Innovationen in Ihrer Agentur weiter: von der Strategie über Toolwahl bis zur Implementierung und Optimierung von Verkaufsmaschinen.

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