Meetings, die nicht im Notizbuch sterben.
Aus zwanzig Meetings pro Woche entstehen heute selten saubere Protokolle. Ein KI-Skill transkribiert und strukturiert in To-dos, Verantwortliche und Follow-up-Entwürfe. Pilot in dreissig Tagen mit einem Team-Lead.
Nach 30 Tagen ist Nacharbeit nicht mehr Glückssache.
Setz deine Realität ein.
Pilotprojekt: Deine Variablen , hier deine Werte einfüllen
Modell-Berechnung mit 45 Arbeitswochen pro Jahr. Tatsächliche Werte hängen von Ausgangslage, Datenqualität und Disziplin der Umsetzung ab.
Skalierung auf alle Team-Leads
Du erhöhst nur die Team-Grösse, die übrigen Werte werden von oben übernommen.
Wie der Skill funktioniert.In drei Schritten.
Meeting-Aufzeichnung aus Zoom, Teams, Telefon oder In-Person. Einwilligung der Teilnehmer ist rechtlich Pflicht. Optional die Agenda als Kontext.
Transkription mit Sprecher-Diarisierung. Schweizerdeutsch je nach Stufe mit Standard-Whisper, Schweizerdeutsch-App oder Töggl. Strukturierungs-Prompt für Protokoll und To-dos.
Strukturiertes Protokoll als Markdown, To-do-Liste mit Verantwortlichem und Frist, Follow-up-Mail-Entwurf und optional CRM-Update beim Contact.
Wähle EINE Stufe.
Stufe 1 · Mit bestehenden Tools
ca. 22 CHF / Monat| Komponente | Empfehlung | Kosten/Monat |
|---|---|---|
| KI-Plattform | Claude Cowork Pro | ca. 22 CHF |
| Transkription | Zoom AI Companion oder Teams Premium | 0 CHF |
| Sprach-Hinweis | Hochdeutsch-Schulung intern | 0 CHF |
Wann ausreichend: Team verhandelt primär Hochdeutsch oder Englisch. Zoom und Teams liefern die Transkription, die der Skill weiterverarbeitet.
Stufe 2 · Cowork plus Cloud-Transkription
ca. 32 CHF / Monat| Komponente | Empfehlung | Kosten/Monat |
|---|---|---|
| KI-Plattform | Claude Cowork Pro | ca. 22 CHF |
| Transkription Cloud | Read.ai oder tl;dv | ca. 10 CHF |
| CRM-Sync | ActiveCampaign Conversations oder HubSpot Email-Logging | im CRM-Plan |
Wann sinnvoll: Meetings unabhängig vom Konferenz-Tool transkribieren, auch Telefon und In-Person. Plus Protokoll-Sync ins CRM zum Contact.
Stufe 3 · Schweizerdeutsch-Spezial
ca. 50 bis 70 CHF / Monat| Komponente | Empfehlung | Kosten/Monat |
|---|---|---|
| KI-Plattform | Claude Cowork Pro | ca. 22 CHF |
| Transkription CH-DE | Schweizerdeutsch-App oder Töggl (jenseits.tech) | ca. 30 bis 50 CHF |
| CRM-Sync | wie Stufe 2 | im CRM-Plan |
Wann sinnvoll: Gespräche in echtem Schweizerdeutsch. Standard-Whisper liefert hier 60 bis 70 Prozent Treffer, Spezial-Modelle 85 bis 95 Prozent.
Zum Kopieren.
ROLLE Du strukturierst Meeting-Transkripte für ein Schweizer B2B-KMU. Output ist ein Protokoll für die interne Verteilung plus Follow-up-Mail-Entwurf. INPUT [Transkript inkl. Sprecher-Markierung] [Kontext: Datum, Teilnehmer, Thema, Ziel] [Optional: vorherige Protokolle mit demselben Contact] OUTPUT-STRUKTUR 1. ZUSAMMENFASSUNG (max. 3 Sätze) 2. ENTSCHEIDUNGEN (mit Verantwortlichem) 3. TO-DOS (Beschreibung, Verantwortlicher, Frist; unklar = «zu klären», keine Frist = «keine Frist genannt») 4. OFFENE PUNKTE 5. FOLLOW-UP-MAIL-ENTWURF (drei wichtigste To-dos, Terminvorschlag) WAS NICHT TUN - Keine Vermutungen über Verantwortliche. - Keine Aussagen erfinden, die nicht im Transkript stehen. - Bei Mundart-Unsicherheit «unklar transkribiert» schreiben.
Meeting-Typen und Output-Felder im Pilot an eure Realität anpassen, dann Prompt im Cowork-Skill hinterlegen.
Drei Stolperfallen aus 150 Schweizer KMU-Projekten.
Standard-Tools haben Mundart-Schwächen. Vorher mit fünf typischen Aufnahmen testen. Bei schlechter Qualität auf Hochdeutsch-Schulung oder Spezial-Modell wechseln.
Aufzeichnungen ohne Einwilligung sind rechtlich problematisch. Standard-Klick zu Beginn jedes Meetings, bei Telefon mündliche Einwilligung am Anfang.
Ohne explizite Zuweisung ist ein To-do in der Praxis tot. Der Skill schreibt «Verantwortlicher zu klären» statt zu raten.
Du bekommst nicht nur die Anleitung. Du bekommst den laufenden Skill.
Die Anleitung oben ist gratis. Aber Wissen ist noch keine Umsetzung. Wenn du willst, dass der Skill bei euch wirklich läuft, bauen wir ihn zusammen. In 30 Tagen, zum Festpreis.
- Kickoff (30 Min). Wir legen drei Messgrössen fest und schauen eure Datenlage an.
- Skill-Aufbau. Ich richte den Transkriptions- und Protokoll-Skill auf eure Meeting-Typen und euer CRM ein.
- Team-Einführung. Ein bis zwei Sessions, damit deine Team-Leads Protokolle und Follow-ups ab Tag eins nutzen.
- 30 Tage Begleitung. Feinjustierung, bis die Qualität stimmt.
Aus der Praxis, nicht aus der Theorie.
Ich führe die 4results AG seit 2018 und setze diese Skills im eigenen Sales-Alltag ein.
10 Jahre Sales und Business Development, von 0 auf 92 Mio CHF aufgebaut. Plus 150+ KI- und Automations-Projekte mit Schweizer KMU.
Meine Praxis-Inhalte werden an ZHAW, HWZ und FHNW genutzt. Orientierung statt Hype.
15 Minuten. Kein Verkaufsgespräch.
Du nennst Meeting-Volumen, Sprachen-Mix und CRM-System. Ich sage dir ehrlich, ob die Meeting-Automation bei euch passt und was sie kostet. Du gehst mit einer klaren Einschätzung raus.
Wenn es passt, machen wir den 30-Tage-Pilot zum Festpreis (CHF 1'900 bis 2'900). Wenn nicht, weisst du das in fünfzehn Minuten.
Häufige Fragen & Antworten zu Meeting-Automation mit KI
1. Funktioniert das mit Schweizerdeutsch?
Mit Einschränkungen je nach Stufe. Standard-Tools haben 60 bis 75 Prozent Mundart-Treffer, Spezial-Modelle wie die Schweizerdeutsch-App oder Töggl 85 bis 95 Prozent. Im Pilot testen wir mit deinen echten Aufnahmen.
2. Wie hoch ist der Datenschutz-Aufwand?
Einwilligung der Teilnehmer ist Pflicht, Standard-Klick am Anfang. Aufzeichnungen werden nach Verarbeitung gelöscht oder maximal nach definierter Frist, je nach Setup.
3. Funktioniert das auch bei Telefon-Gesprächen?
Ja, wenn die Telefonanlage Aufzeichnung erlaubt und die Einwilligung mündlich am Anfang dokumentiert wird. Stufe 2 oder 3 empfohlen, weil Telefon-Audio keine Built-in-Transkription wie Zoom hat.
4. Wird das Protokoll im CRM gespeichert?
Ja, in Stufe 2 und 3. ActiveCampaign Conversations oder HubSpot Email-Logging übernehmen Protokoll plus Follow-up-Mail als Activity beim Contact. Die Vertretung sieht den Verlauf direkt.
5. Wer hat Zugriff auf die Transkripte?
Pro Meeting nur die Teilnehmer plus Power-User für Wartung. Das CRM-Archiv läuft mit Rollen-Berechtigungen.
6. Brauche ich zwingend ein Cloud-Tool?
Nein. Stufe 1 mit Zoom AI Companion oder Teams Premium reicht für hochdeutsche Meetings. Whisper lokal (z. B. Aiko auf Mac) ist eine Alternative, hat aber Mundart-Schwächen.