Optimierung der E-Mail-Zustellbarkeit = Best Practices E-Mail-Marketing

E-Mail-Marketing ist eine leistungsstarke Methode zur Kundenkommunikation. Doch die E-Mail-Zustellbarkeit kann eine Herausforderung darstellen. In diesem Artikel erklären wir, wie die E-Mails zuverlässig in den Posteingang der Empfänger gelangen und dabei die bewährten Methoden SPF, DKIM und DMARC genutzt werden. 

Vorab gute News: Unternehmen, die erst einmal ein Bewusstsein für die Fragen rund um die E-Mail-Zustellbarkeit entwickelt haben, können die damit verbundenen Fehler meist schnell beheben und endlich das volle Potenzial ihres E-Mail-Marketings nutzen. 

Was versteht man unter E-Mail-Zustellbarkeit?

Unter E-Mail-Zustellbarkeit versteht man das Bündel an Faktoren, welches bestimmt, ob eine E-Mail im Postfach des Empfängers landet. Eine gute E-Mail-Zustellbarkeit liegt dann vor, wenn mindestens 80% der gesendeten E-Mails auch tatsächlich bei ihrem Empfänger ankommen. Regelmässige Tests der unterschiedlichen Tools zeigen grosse Unterschiede für die E-Mail-Zustellbarkeit in der Bandbreite von 40 bis 96% auf. So können gemäss E-Mailtooltester auch grosse Namen unter 70% liegen. Das bedeutet, ein Drittel erhält das erwartete E-Mail nicht in der Inbox.

Was beeinflusst die E-Mail-Zustellbarkeit?

Wieso aber schaffen es nicht alle E-Mails an ihren Bestimmungsort, obwohl die Empfänger dem Versand zugestimmt haben und die E-Mail keinen Spam enthält?

E-Mail-Provider analysieren jede E-Mail anhand bestimmter Aspekte, die sowohl Absender als auch Empfänger betreffen. Auf diese Weise soll vermieden werden, dass Nutzer schädlichen und lästigen Spam erhalten. Aber auch E-Mails, die keinerlei Spam-Inhalte umfassen, sondern wohldurchdachtes Content Marketing landen unter Umständen auf der Spam-Liste mancher Provider.

E-Mail-Zustellbarkeit entscheidet sich beim Opt-In

Die Zustellbarkeit ist eine generelle Herausforderung im professionellen E-Mail-Marketing und auch für die Marketing Automation. Um bei neu registrierten User sicherzustellen, dass die E-Mails auch in die richtige Inbox kommen, haben wir diese Instruktion erweitert: https://www.marketingautomation.tech/danke-anmeldung/

E-Mail-Zustellbarkeit Best Practices

Faktor 1: Reputation

Eine gute Reputation bedeutet, dass sich nur sehr wenige Empfänger über die E-Mail beim Provider beschweren. Die E-Mails mit einer guten Reputation sind nicht mit Spam-Fallen oder Blacklists assoziiert, neigen nicht zu Bounces und besitzen eine vorhersehbare, regelmässige Grösse.

Faktor 2: Infrastruktur

Für eine Infrastruktur, die der E-Mail-Zustellbarkeit zuträglich ist, sollte der Provider Feedback-Schleifen verarbeiten können und eine Mailbox für das Reporting von missbräuchlicher Verwendung bereitstellen. Zudem sollten MX-Aufzeichnungen für die Absenderdomain vorhanden sein. Gute Infrastruktur nutzt zudem eine gemeinsame IP und vergibt für Absender mit hohem Volumen eine spezielle dedizierte IP.

Faktor 3: Inhalt

Damit der Inhalt die E-Mail-Zustellbarkeit nicht beeinträchtigt, sollten keine URL-Abkürzungsdienste genutzt werden. Auch die Betreffzeile spielt eine wichtige Rolle. Sie sollte keinesfalls Formulierungen und sonstige Elemente enthalten, die ansonsten typisch für Spam-Beiträge sind. Entscheidend für die E-Mail-Zustellbarkeit, aber auch die Nutzerzufriedenheit ist das Versenden von ausschliesslich relevantem Inhalt. Zudem sollte der Content mit einem guten Verhältnis zwischen Bildern und Text gestaltet werden. Responsives Design der E-Mails ist ein zusätzlicher Faktor, um die Zustellbarkeit zu optimieren.

Faktor 4: Authentifizierung

Um sicherzugehen, dass von der eigenen Domain kein Spam versendet wird, sollten Domainbesitzer das Thema Authentifizierung sehr ernst nehmen. Mit SPF, dem sender policy framework, steht eine technische Massnahme zur Verfügung, mit der genau festgelegt werden kann, unter welchen Bedingungen überhaupt eine E-Mail über die betreffende Domain versendet werden kann. DKIM ist eine weitere Möglichkeit, mit der die Authentifizierung des Absenders vorgenommen werden kann. Zudem stehen noch weitere Optionen zur sicheren Verschlüsselung zur Verfügung, die für weitere Datensicherheit sorgen. Zu diesen gehört beispielsweise DMARC, eine Authentifizierungsmethode, die auf der Domain selbst basiert und missbräuchliche Verwendung von E-Mail-Adressen unmöglich machen soll.

Faktor 5: Weitere Massnahmen

Zu einer guten E-Mail-Zustellbarkeit gehören aber nicht nur technische Überlegungen. Unterstützt wird diese immer dann, wenn Versender vor allem auf doppelten Opt-In setzen und es Empfängern leicht machen, die E-Mail abzubestellen. Damit ausschliesslich relevante Informationen im Postfach der Empfänger landen, darf eine sorgfältige Segmentierung nicht vernachlässigt werden. Ideal ist eine zeitoptimierte Zustellung, um die E-Mail dem Empfänger zum passenden Zeitpunkt zu präsentieren und nicht dann, wenn das Postfach sowieso schon überfüllt ist. Wie dies funktioniert, und warum AI den besten Versandzeitpunkt bestimmen kann, haben wir bereits auf unserer AI-Infoseite vorgestellt.

Spam, die grosse Hürde der E-Mail-Zustellbarkeit

Niemand freut sich über Spam-E-Mails, aber was ist das eigentlich genau? Am genauesten lässt sich Spam wohl als E-Mail beschreiben, die in grosser Menge und ungefragt beim Empfänger im Postfach auftaucht. Oft handelt es sich dabei um E-Mails, die ein Produkt verkaufen sollen und an riesige Adresslisten ausgeliefert werden. Heute stellen etwa 70% aller versendeten E-Mails Spam dar. Daher ist es wenig verwunderlich, dass sich E-Mail-Provider mit einer Vielzahl an Filtern gegen Spam schützen möchten.

Wie funktionieren Spam-Filter?

Um herauszufinden, warum eine E-Mail als Spam markiert wird, ist es notwendig, sich mit der Arbeitsweise von Spam-Filtern auseinanderzusetzen. Spam-Filter werden providerseitig eingesetzt und sollen entscheiden, ob eine E-Mail in einem bestimmten Postfach richtig aufgehoben ist oder nicht. Wegen der grossen Menge an Spam, die täglich versandt wird, sind Spam-Filter für Provider ein Muss, denn sie helfen die Nutzerzufriedenheit der Empfänger wesentlich zu steigern und Schadsoftware sowie Phishing-Attacken abzuwenden.

Drei Spam-Filter-Typen

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Arten von Spam-Filtern, welche die E-Mail-Zustellbarkeit beeinflussen:

Gateway-Spam-Filter:

Dabei handelt es sich um eine zwischengeschaltete Software, welche die ankommenden E-Mails filtert. Meist wird ein Gateway-Spam-Filter virtuell hinter der Firewall des Netzwerks installiert, wo er als erste Instanz des Spamschutzes agiert. IronPort & Barracuda von Cisco sind Beispiele für Gateway-Spam-Filter.

Gehostete Spam-Filter:

Diese Art von Spam-Filter wird meist als Cloudlösung eingesetzt. Gehostete Spam-Filter haben Zugriff auf noch mehr Daten als Gateway-Spam-Filter und können deswegen feinere Unterscheidungen vornehmen. Gehostete Spam-Filter leiten E-Mails ins Postfach, können sie aber auch in den Spam-Ordner oder in Quarantäne schicken oder gleich vollständig blockieren. Zu den gehosteten Spam-Filtern gehören beispielsweise Cloudmark & MessageLabs.

Desktop-Spam-Filter:

Diese Drittanbieter-Spam-Filter werden direkt auf dem System des Nutzers installiert. Sie sind hochgradig individualisierbar und profitieren durch das direkte Feedback ihrer Nutzer. Desktop-Spam-Filter sind beispielsweise bei Microsofts Outlook in Form des SmartScreen-Filters enthalten. Hier bekommt der Filter zusätzliches Feedback von Windows Live HotMail-Nutzern, um die Klassifizierung zu verfeinern.

Die drei wichtigsten Faktoren für E-Mail-Zustellbarkeit

Bei der Klassifikation einer E-Mail greifen Spam-Filter in erster Linie auf die Faktoren E-Mail-Reputation, E-Mail-Authentifizierung und den Inhalt der E-Mail zurück. Anhand dessen wird dann die E-Mail entweder in das Postfach geschickt oder aber in den Spam-Ordner.

E-Mail-Reputation

Sie ist für die E-Mail-Zustellbarkeit enorm wichtig. Da Spam-Versender typischerweise keine eigenen E-Mail-Listen besitzen, sondern diese von Dritten erwerben, setzen sie häufig nur eine E-Mail-Adresse auf, schicken Millionen von E-Mails und nutzen diese Adresse dann erst wieder in ein paar Tagen, um diesen Prozess erneut durchzuführen. Die E-Mail-Reputation setzt sich aus den folgenden Faktoren zusammen, die bereits oben angesprochen wurden:

• Nachvollziehbarer Umfang der E-Mails
• Blacklists (Domain und IP-Adresse)
• Spam-Fallen
• Hard Bounce
• Spam-Beschwerden
• IP-Reputation
• Empfänger-Verhalten

Diese Faktoren sollen im Folgenden genauer erläutert werden:

Nachvollziehbarer Umfang der E-Mails

Anders als bei Spam-Versendern, die auf einmal Millionen von E-Mails schicken, wachsen tatsächliche Unternehmen graduell. Auch ihre Abonnentenbasis wächst entsprechend langsam bzw. organisch über einen längeren Zeitraum. Tatsächliche Business-E-Mails werden regelmässig versendet und besitzen einen nachvollziehbaren Grössenumfang. Unternehmen, die ihre E-Mails entsprechend regelmässig versenden, erhalten hier eine bessere Reputation, was wiederum die E-Mail-Zustellbarkeit positiv beeinflusst.

Blacklists

Blacklists sind Auflistungen von wenig vertrauenswürdigen Absendern. Sie sind zum Teil öffentlich zugänglich und werden von E-Mail-Providern und Filtersoftware gleichermassen dazu verwendet, die E-Mail-Zustellbarkeit zu regeln. Unterschieden werden muss dabei zwischen domainbasierten Blacklists und IP-basierten Blacklists. Filter, die domainbasierte Blacklists nutzen, prüfen im body-Bereich der E-Mail, ob dort für Spam bekannte Domains erscheinen. Bei IP-basierten Blacklists wird vom Filter geprüft, ob die IP des absendenden Servers bereits mit Spam assoziiert wurde oder ob die IP von Spamversendern missbraucht wird. Unternehmen sollten zur Sicherheit regelmässig überprüfen, ob sich ihre Domain auf einer Blacklist befindet, damit die E-Mail-Zustellbarkeit nicht beeinträchtigt wird.

Spam-Fallen

Dabei handelt es sich um falsche E-Mail-Adressen, die alt und ungültig sind oder an einem versteckten Ort im Internet veröffentlicht werden. Sie werden in aller Regel nicht proaktiv gefunden, sondern landen ausschliesslich durch die Arbeit von E-Mail-Adressen-Crawlern, die Adressen ernten, auf einer E-Mail-Liste. Sogar das Senden von E-Mails an Spam-Fallen kann die E-Mail-Zustellbarkeit beeinträchtigen. Verschiedene Dienste können Unternehmen dabei unterstützen, Spam-Fallen zu identifizieren und rechtzeitig von der eigenen Liste zu nehmen.

Hard Bounce

Unter einem Hard Bounce versteht man eine E-Mail, die ihren Empfänger nie erreicht. Er tritt immer dann auf, wenn versucht wird, eine E-Mail an eine Adresse zu schicken, die es überhaupt nicht gibt. Dies kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn die E-Mail-Adresse nicht echt ist oder sich ein Tippfehler eingeschlichen hat. Eine ungewöhnlich hohe Bounce-Rate kann aber auch darauf hinweisen, dass die Empfänger von einer gekauften Adressenliste stammen und es sich um Spam handelt. E-Mails, die einen Hard Bounce verursachen, werden von den meisten Tools automatisiert entfernt, um die Reputation und damit die E-Mail-Zustellbarkeit in guter Form zu erhalten.

Spam-Beschwerden

Sobald ein Empfänger eine E-Mail in seinem Postfach als Spam markiert, wird diese Spam-Beschwerde auch vom Provider registriert. Sie stellen ein eindeutiges Signal dafür dar, dass der Nutzer eine ungewollte E-Mail empfangen hat. Bereits eine Spam-Rate ab 0,5% kann die E-Mail-Zustellbarkeit drastisch verschlechtern und die Auslieferung wesentlich behindern. Gute Listenhygiene, doppeltes Opt-In, einfache Abbestellung und eine gute Listensegmentierung sorgen dafür, dass Spam-Beschwerden minimiert werden und die E-Mail-Zustellbarkeit hoch bleibt.

IP-Reputation

Spammer versuchen nicht selten, Filter auszutricksen, indem sie häufig neue IPs verwenden und diese abwechselnd einsetzen. Deswegen berücksichtigen Spam-Filter auch die Permanenz, mit welcher E-Mails von einer IP abgeschickt werden, um zu beurteilen, ob es sich um Spam handelt. Im Fokus stehen dabei die historischen Daten der IP. Damit der Spam-Filter die IP nicht abwertet, muss die Menge an gesendeten E-Mails langsam und organisch gesteigert werden. Nur dann, wenn ein konsistentes Muster erkennbar ist, bleibt die IP-Reputation auch bei grossen E-Mail-Mengen hoch.

Empfänger-Verhalten

Zahlreiche Postfach-Provider wie beispielsweise Gmail nutzen das Empfänger-Verhalten als Messgrösse, um die E-Mail-Zustellbarkeit zu beeinflussen und Spam ausfindig zu machen. Empfänger, die eine E-Mail öffnen und klicken oder die Adresse zu den Kontakten hinzufügen senden positive Empfänger-Signale aus, was die E-Mail-Zustellbarkeit positiv beeinflusst. Diese Signale zeigen, dass die Empfänger die E-Mails als erwünscht empfinden und es sich aus diesem Grund nicht um Spam handeln kann.

E-Mail-Authentifizierung

Weil es per geschickt gewählter E-Mail-Adresse relativ einfach ist, sich als eine andere Person auszugeben, ist E-Mail-Authentifizierung so wichtig. Drei Authentifizierungs-Verfahren sorgen dafür, dass es Malware und Phisher schwer haben und die Identität des Absenders zweifelsfrei festgestellt werden kann. Erfolgreiche E-Mail-Authentifizierung hat zahlreiche essenzielle Vorteile. Zum einen sorgt sie für eine gute Domain-Reputation, zum anderen kann man per E-Mail-Authentifizierung aber auch eine portable Reputation erreichen. Dies bedeutet, dass die gute Domain-Reputation auch dann nicht verloren geht, wenn die IP geändert wird. Zudem bedeutet eine erfolgreiche E-Mail-Authentifizierung auch einen wichtigen Schutz gegen Phishing und Spam. Unternehmen sollten das Thema E-Mail-Authentifizierung ernst nehmen, da damit die Marken- und Online-Reputation geschützt wird. Folgende drei Verfahren sind für die E-Mail-Authentifizierung besonders wichtig.

DKIM

Hinter dieser Abkürzung verbirgt sich der Begriff „Domain Key Identified Mail“. Es handelt sich um einen Mechanismus, mit dem geprüft werden kann, ob eine E-Mail auch tatsächlich von der angegebenen Domain stammt und ob die E-Mail auf dem Weg zum Empfänger manipuliert wurde. DKIM hängt an zu authentifizierende E-Mails eine kleine digitale Signatur an den Header und legt eine öffentliche Version davon in der DNS Record der Domain ab. Das Postfach des Empfängers kann diese Signatur dann sehr leicht abgleichen und dadurch sicher identifizieren – ein wichtiger Baustein für die Reputation und damit die E-Mail-Zustellbarkeit.

DMARC 

Ein weiterer entscheidender Faktor für die E-Mail-Zustellbarkeit ist DMARC, eine Abkürzung für “Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance”. DMARC ist ein Sicherheitsprotokoll, das sicherstellt, dass E-Mails von deinem Unternehmen authentisch sind und nicht gefälscht wurden. Dies ist entscheidend, um die Glaubwürdigkeit deiner E-Mails bei den Empfängern zu erhöhen und Spam oder Phishing-Versuche zu verhindern. Mit DMARC kann festgelegt werden, ob solche E-Mails abgelehnt, in den Spam-Ordner verschoben oder zugestellt werden sollen. Ist DMARC schon vorhanden kann einfach mit diesem Tool geprüft werden.

SPF

Dieses Framework verhindert Spoofing, ein wesentliches Sicherheitsproblem für Unternehmen wie auch für Privatpersonen. Dabei versuchen Unautorisierte durch das Vortäuschen einer falschen Identität Zugang in einen Computer oder ein ganzes Netzwerk zu erhalten. Solche E-Mails sehen auf den ersten Blick täuschend echt aus und öffnen damit dem Phishing Tür und Tor. Bei der SPF-Historie handelt es sich um eine Textdatei, die mit dem DNS-Provider geführt wird und diejenigen E-Mail-Server und IP-Adressen beinhaltet, die E-Mails von der Domain aus schicken dürfen. Auch geschickte Täuschungsversuche laufen dadurch ins Leere.

E-Mail-Content

Auch die Inhalte, die in der E-Mail an den Empfänger versandt werden, spielen für die E-Mail-Zustellbarkeit eine wichtige Rolle. Für eine optimale Zustellbarkeit sollten gewisse Richtlinien eingehalten werden, die im Folgenden dargestellt werden. Erreicht eine E-Mail den Provider des Empfängers, erfolgen zuerst Reputations- und Authentifizierungs-Checks. Auf Basis dieser Informationen wird die E-Mail dann entweder in das Postfach weitergeleitet oder gefiltert oder geblockt. Eine Anti-Spam-Software wird sich mit dieser Analyse befassen und dabei auch den Inhalt der E-Mail betrachten. Folgende Faktoren sind für das Weiterleiten einer E-Mail an das Postfach massgeblich:

Ausgewogenes Text-/Bild-Verhältnis

E-Mails, die nur ein einziges grosses Bild enthalten, sind gefährdet, als Spam klassifiziert zu werden, wie Spam-Filter den Inhalt und Kontext des Bilds nicht verstehen können. Manche E-Mail-Provider schalten aus diesem Grund die Bilder standardmässig aus. Ideal ist es, ausreichend Inhalte in der E-Mail zu haben, so dass diese auch ohne Bilder verstanden werden können.

E-Mail als plain text schicken

Wer eine plain text-Version von jeder E-Mail schickt, stellt sicher, dass diese auch ankommt. Je nach Branche kann es sowieso ideal sein, auf Bilder zu verzichten und den Textinhalt in den Fokus zu rücken.

Mobilfreundliche HTML-Vorlagen

Schon längst wird ein hoher Prozentsatz an E-Mails auf Mobilgeräten gelesen. Responsive, mobilfreundliche Templates sind daher ein Muss.

Business-E-Mail-Adresse nutzen

E-Mails, die von einer privaten Adresse versendet werden, landen mit hoher Sicherheit im Spam-Ordner. Deswegen sollte für E-Mails eine professionelle Adresse aufgesetzt werden, die mit den entsprechenden Authentifikationen ausgestattet wird.

Spam-Formulierungen vermeiden

Einige Wörter und Formulierungen in der Betreffzeile können den Spam-Filter auf den Plan rufen. Begriffe rund um Lotterie, Bankkonten oder Begriffe in Grossbuchstaben sorgen in aller Regel für eine schnelle Spam-Klassifizierung. Je nach Branche können sich diese Begriffe jedoch unterscheiden, deswegen sollten Betreffzeilen auch von einem Spam-Tool geprüft werden.

URL-Kürzungen vermeiden

Kürzungsdienste, die lange URLs praktikabler machen sind zwar beliebt, aber üblicherweise auch bereits von Spam-Diensten missbraucht worden und deswegen geblacklistet. Sie sollten deswegen in E-Mails vermieden werden, weil ansonsten die E-Mail-Zustellbarkeit leiden kann.

Passende Absender-Adresse nutzen

Für verschiedene E-Mail-Typen sollten verschiedene Adressen für den Versand bereitstehen. Da sich Newsletter und Produktupdates inhaltlich stark unterscheiden, kann auf diese Weise einer Spam-Klassifizierung vorgebeugt werden.

Markenkonsistenz

E-Mails, die mit Hinblick auf eine konsistente Marke erstellt werden, landen mit hoher Wahrscheinlichkeit im Allgemeinen Postfach, sorgen für eine Verbesserung der Nutzererfahrung und machen es unwahrscheinlich, dass die E-Mail von den Empfängern als Spam klassifiziert wird. Zudem erhöht eine konsistente Marke die Chance, dass die E-Mail-Adresse vom Empfänger in die Kontaktliste gespeichert wird – ein zusätzliches positiv zu bewertendes Interaktionssignal.

Relevanter Content

Nicht zuletzt muss der Inhalt der E-Mails relevant für die Empfänger sein. Segmentierung und Personalisierung tragen dazu bei, dass E-Mails auch tatsächlich geöffnet und genutzt werden. An dieser Stelle baut sich mit der Zeit eine weitere positive Messgrösse für die E-Mail-Zustellbarkeit auf.

Weitere Faktoren für die E-Mail-Zustellbarkeit

Weil Nutzer heute mit einer wahren Flut an E-Mails konfrontiert sind, spielen Interaktionssignale eine zunehmend grosse Rolle für E-Mail-Provider. Sie helfen dabei festzustellen, ob eine E-Mail ins Postfach gelangen darf. Folgende Faktoren nehmen dabei eine herausgehobene Position ein.

Doppeltes Opt-in

Mit dem doppelten Opt-in entscheidet sich ein Nutzer bewusst dafür, E-Mails zu erhalten und muss diese zusätzlich bestätigen. Diese Methode unterstützt die E-Mail-Zustellbarkeit insofern, als dass sie sicherstellt, dass ausschließlich interessierte Nutzer die E-Mails empfangen. Die Wahrscheinlichkeit, dass diese Empfänger die E-Mails als Spam markieren und damit die Reputation gefährden ist deswegen relativ gering. Für den doppelten Opt-in erhält der Nutzer nach dem Anmelden für einen Newsletter eine E-Mail zur zweiten Bestätigung der Anmeldung. Dadurch ist der Grundstein für eine gute Liste gelegt, jedoch darf eine gute Listenhygiene dennoch nicht vernachlässigt werden. Denn natürlich sind auch Bots in der Lage auf den Bestätigungslink in einer E-Mail zu klicken, wodurch eine reputationsgefährdende E-Mail auf der Liste landen kann.

E-Mail-Validierungs-API

Weitere Sicherheit für eine gute Listenhygiene schafft eine E-Mail-Validierungs-API, die in Formulare eingebaut werden kann. Sie validiert die E-Mail-Adresse eines jeden neu hinzukommenden Abonnenten. Die API verhindert zum einen, dass sich Bots registrieren, aber auch dass sich E-Mail-Adressen mit Schreibfehler einschleichen. Zudem kann die API E-Mail-Adressen identifizieren, die bereits für Spam bekannt sind und rollenbasierte E-Mail-Adressen, die zu mehreren Personen gehören, identifizieren. Auch temporäre E-Mail-Adressen können auf diese Weise herausgefiltert werden.

Segmentierung

Eine Segmentierung der Empfänger auf Basis der Daten, die über sie vorliegen, ist ein Muss. Da auch die Interaktion der Nutzer mit den E-Mails gemessen wird, sollte von Zeit zu Zeit überprüft werden, welche davon kein Engagement mehr zeigen. Schliesslich übt es einen negativen Einfluss auf die E-Mail-Zustellbarkeit aus, wenn eine grosse Anzahl der Empfänger nicht mit den E-Mails interagiert. Nutzer, welche die letzten 5 Mails nicht geöffnet haben, können dann von der Liste entfernt werden oder einfach E-Mails in einer niedrigeren Frequenz erhalten.

E-Mail-Adresse mit echter Mailbox benutzen

Eine noreply-Adresse sollte für E-Mail-Marketing auf keinen Fall genutzt werden, denn es erzeugt einen unpersönlichen Eindruck. Da sicherlich einige Nutzer auch auf solch eine E-Mail-Adresse antworten, sollte unbedingt ein Postfach hinter der Adresse stehen. Frustrierte Nutzer, die einfach nur aus der Liste wollen, könnten die E-Mail als Spam markieren.

Personalisierung

Natürlich müssen E-Mails für Ihren jeweiligen Adressaten personalisiert werden. Dies beginnt bei der Betreffzeile und der persönlichen Anrede und endet beim Abstimmen des Inhalts auf die Attribute und Verhaltensweisen des Empfängers. Auf diese Weise erhalten die E-Mails den Charakter einer direkten und persönlichen Kommunikation.

A/B-Tests

Um die E-Mail-Zustellbarkeit zu verbessern und die Interaktion der Nutzer mit der E-Mail zu erhöhen, sollten A/B-Tests durchgeführt werden. Dabei stehen vor allem die Betreffzeilen im Fokus, denn diese sind das erste, was ein Empfänger von der E-Mail sieht. Aber auch Faktoren, wie beispielsweise Anrede, Versandzeitpunkt und Inhalte sollten per A/B-Tests geprüft werden.

Smarte geo-optimierte Zustellung

Gerade dann, wenn eine E-Mail-Kampagne an ein internationales Segment ausgeliefert werden soll, muss überlegt werden, zu welchem Zeitpunkt die E-Mail bei den Empfängern eintrifft. Dabei sind die verschiedenen Zeitzonen zu berücksichtigen, die unter Umständen dafür sorgen, dass die E-Mail nicht sofort gesehen und geöffnet wird. Die E-Mail-Zustellbarkeit ist dann am besten, wenn sie den Empfänger zum optimalen Zeitpunkt in seiner eigenen Zeitzone erwischt. Auch hier helfen Tools weiter, wie beispielsweise Smart Send, welche die E-Mail-Zustellbarkeit für den einzelnen Nutzer anhand seines Verhaltens optimieren.

Dedizierte und shared IP

Auch die IT-Infrastruktur spielt eine Rolle bei der E-Mail-Zustellbarkeit. Unternehmen, die eine stetige grosse Menge von E-Mails versenden, profitieren von einer dedizierten IP, die ausschliesslich für den Versand dieser Kampagnen genutzt wird. Dies unterstützt den Aufbau einer guten Reputation und die meiste Kontrolle über die E-Mail-Zustellbarkeit. Immer dann, wenn mehr als 200.000 E-Mails pro Kampagne versendet werden, ist eine dedizierte IP ideal.

Eine shared IP hingegen wird von mehreren Unternehmen für den E-Mail-Versand genutzt. Für Unternehmen mit weniger als 100.000 Empfängern ist dies genügend. Da aber keine Kontrolle darüber besteht, ob die anderen Nutzer der IP unter Umständen Spam versenden, kann die Reputation leiden, obwohl man selbst alle Vorsichtsmassnahmen beachtet.

E-Mail-Zustellbarkeit mit Tools optimieren

Weil es in Sachen E-Mail-Zustellbarkeit sehr viele Faktoren zu beachten gilt, bietet sich das Arbeiten mit Tools an, um möglichst viele Aspekte im Griff zu haben. Beispielsweise für DKIM- und SPF-Tests oder um zu prüfen, ob sich die eigene E-Mail-Adresse bereits auf einer Blacklist befindet. Natürlich gibt es aber auch Tools, mit denen geprüft werden kann, ob die eigene E-Mail-Adresse im Spam-Verdacht landet.

Zudem stehen eine Reihe von kostenpflichtigen Tools zur Verfügung, mit denen man die E-Mail-Zustellbarkeit gezielt testen kann. Sie decken meist die Platzierung innerhalb des Postfachs ab und liefern weitere Daten zur Reputation.

Immer dann, wenn Unsicherheiten gegenüber der Qualität der genutzten E-Mail-Adressen bestehen, können die Listen durch ein Tool überprüft werden, dass nur die gültigen E-Mail-Adressen herausfiltert.

Jetzt E-Mail-Zustellbarkeit optimieren!

Unternehmen, die ihre E-Mail-Zustellbarkeit verbessern möchten, sehen sich mit einer Vielzahl von Faktoren konfrontiert, die feinjustiert werden müssen, um Ergebnisse zu sehen. Um die Arbeit zu erleichtern, stehen zahlreiche kostenfreie und kostenpflichtige Tools zur Verfügung, mit denen die unterschiedlichsten Parameter geprüft werden können. Prüfen Sie jetzt, ob Ihre IP geblacklistet ist und einen guten Ruf geniesst! Wenn Sie ActiveCampaign User sind, können Sie DKIM, SPF und DMARC mit diesem Tool testen.