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Das Webinar ist schon seit vielen Jahren eine bewährte Technik für Software-Demos und um virtuelle Teams an verschiedenen Standorten vorwärtszubringen. Ein gemeinsames Event stellt in der Customer Journey einen grossen Meilenstein dar, weil es die Bereitschaft des Leads anzeigt, sich intensiver mit dem Thema auseinanderzusetzen. Aktuell sind Webinare das Mittel der Wahl, um trotz räumlicher Distanz gemeinsam Wissen zu teilen und zu vergrössern. Auch als Medium für Videoberatung eignen sie sich ideal. In diesem Beitrag erfahren Sie nicht nur, wie Webinare funktionieren, sondern auch, wie Marketing Automation die Arbeit mit Webinaren einfacher und professioneller gestalten kann.

Was ist ein Webinar?

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Seminare kennen viele von Hochschulen und Universitäten. Das Webinar ist als virtuelles Gegenstück zum Seminar zu verstehen, bei dem alle Teilnehmer in einem Raum zusammenkommen. Inhalt und Ablauf des Webinars sind ebenfalls sehr ähnlich wie beim Seminar: Eine Präsentation wird gehalten und über das Internet an die Teilnehmer übertragen. Wie bei einem traditionellen Seminar können Teilnehmer live ihre Fragen an den Vortragenden stellen und beantworten lassen. Webinare benötigen daher einen Moderator, der die Sprechrechte vergibt. Ergänzt werden Webinare oft durch Dateidownloads, Chatrunden oder Umfragen.

Webinare multiplizieren Wissen

KMU profitieren von Webinaren in vielfältiger Weise. Sie können dazu dienen, Produkteinführungen umzusetzen, aber auch zur Durchführung von Pressekonferenzen. Nicht ausser Acht gelassen werden darf allerdings auch, dass Webinare ein optimaler Weg sind, Wissen an eine grosse Zuschaueranzahl quasi zu multiplizieren. Für KMU bedeutet dies massive Zeitersparnis, denn gerade Zeit ist oft ein knappes Gut. In vielen Branchen kann ein Webinar natürlich auch den physischen Kundenkontakt ersetzen, beispielsweise für grundsätzliche Produktinformationen. Über das Smartphone kann per Kamera aber auch ein detaillierter Einblick beispielsweise in Produkte erfolgen. So lässt sich ganz unkompliziert per Videoberatung aus der Ferne noch mehr Vertrauen auf der Seite des Kunden aufbauen.

Wie werden Webinare aufgesetzt?

Weil sich Webinare in den letzten Jahren stetig steigender Beliebtheit erfreuen konnten, stehen heute zahlreiche Produkte zur Durchführung zur Verfügung. Folgende Grundelemente helfen dabei, Webinare schnell und erfolgreich aufzusetzen:

  • Einfache Software
    In den letzten Jahren hat sich die Cloud Software Zoom.us durchgesetzt, Sie ist einfach zu bedienen, funktioniert sehr zuverlässig und erlaubt bis zu 100 aktive Bildschirme. Auch Microsoft Teams ist eine verbreitete Webinar-Software, sie funktioniert aber noch nicht ähnlich zuverlässig wie Zoom.us.
  • Kurze Präsentation vorbereiten
    Das Webinar ist ähnlich einem Seminar, nur sieht man die Teilnehmer nicht oder weniger gut. Der Kern ist das Bildschirmteilen einer Präsentation. Diese sollte kürzer und klarer strukturiert sein als eine Präsentation, wie sie direkt vor Ort gehalten würde. Webinare dauern idealerweise 30-45’.
  • Interaktion einbinden
    Dialogelemente wie z.B. Chat oder auch das Mikrofon für alle einschalten halten das Interesse aller Teilnehmer wach. Natürlich erhalten dadurch aber auch alle die Möglichkeit, sich aktiv in das Webinar-Geschehen einzubringen. Umfragen und eine „Fragen und Antworten“-Runde zum Abschluss gelten als Mindestbestandteile und sind sehr beliebt.
  • Smarte Automation einsetzen
    Viele Marketing Automation-Plattformen erlauben das Erstellen und Durchführen von Webinaren. Einmal richtig aufgesetzt kann man diese immer wieder kopieren. Feedback und Weiterempfehlen gehören genauso dazu, wie Aufnahmen und Dokumente danach zu senden.

Webinare mit Marketing Automation – die Vorteile

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Mit einer Marketing Automation-Plattform auch das Webinar zu organisieren bringt gleich mehrere Vorteile zugleich. Eine Einladung mit einem Link in den virtuellen Raum ist Standard. Oft genügt dies aber nicht. Man vergisst mal den Link in den Kalender einzutragen oder findet bei der Flut das entscheidende Mail nicht mehr. Auch bei grossen Firmen fehlt bei der Eventeinladung mitunter der Firmenname – eine Erfahrung aus unserer täglichen Praxis! Automatisiert zugesandte Termine lassen sich mit nur einem Klick in den Kalender eintragen. Mit Marketing Automation lassen sich auch die Einladungen zum Webinar so hochgradig personalisiert gestalten, wie andere E-Mails in der Customer Journey. Ebenfalls vorteilhaft ist, dass die Kommunikation mehrstufig ablaufen kann, wobei Interesse und Verhalten der Empfänger Berücksichtigung finden.

Webinar in Customer Journey orchestrieren

Marketing Automation kann die Customer Experience auch in Sachen Webinar perfekt orchestrieren. Das geht weiter als die simple Bestätigung, die der Teilnehmer nach dem Ausfüllen des Formulars erhält. Vielmehr erfolgt eine mehrstufige Kommunikation nach einem cleveren Zeitplan, sodass sich die Teilnehmer riesig freuen und alle gleich vorbereitet sind. Die Automation erlaubt persönlich auf jeden einzelnen oder zumindest auf sein digitales Verhalten einzugehen. Typischerweise sind die “no shows” beim Organisieren mit Marketing Automation um einiges tiefer.

Optimaler Workflow für Webinare

Wenn es darum geht, den passenden Zeitpunkt für die Organisation des Webinars zu nutzen, ist Marketing Automation unverzichtbar. Sie kann in allen Phasen des Webinars wichtige organisatorische Aufgaben übernehmen. Optimale Ergebnisse erzielen KMU dann, wenn das Webinar in einem mehrstufigen Prozess über etwa zwei Wochen hinweg mit personalisierten Mailings beworben wird. Folgend zeigen wir auf welche Mailings vor und nach dem Webinar unverzichtbar sind:

Zwei Wochen vor dem Webinar: Die erste Initiative

Dieses Mailing sollte sich inhaltlich stark an der Landing Page des Webinars orientieren. Der Empfänger erhält die Information, dass das Unternehmen ein Webinar veranstaltet. Mit enthalten sind ein kurzer Überblick über die Inhalte, das Datum und ein einfacher Weg, sich zu registrieren. Sobald sich ein Teilnehmer registriert hat, erhält er eine Bestätigung und eine einfache Möglichkeit, sich den Termin in den Kalender einzutragen. Er erhält dann keinen weiteren Reminder.

Eine Woche vor dem Webinar: Der Reminder

Dieses Mailing lässt sich in zwei Gruppen segmentiert versenden. Zum einen sind das diejenigen Empfänger, die zwar die E-Mail geklickt haben, sich aber nicht registrierten. Zum anderen müssen die Empfänger, welche die E-Mail gar nicht geöffnet haben, eine andere E-Mail erhalten. Davon abgesehen sollten beide Gruppen in ihrer E-Mail eine Erinnerung an das Webinar erhalten. Es kann auch gefragt werden, warum die Empfänger noch kein Feedback gegeben haben, oder warum sie sich noch nicht registriert haben. Hier gibt es die Möglichkeit, eine spezielle Landing Page zu erstellen, auf der das Unternehmen die persönliche Meinung der Empfänger erfragen kann. Vielleicht haben sie zu dem geplanten Termin einfach keine Zeit. Oder sie interessieren sich nicht für das Thema. In jedem Fall erhalten Unternehmen auf diese Weise wertvolles Feedback, das bei der Planung des nächsten Webinars mit einfliessen kann.

Ein Tag vor dem Webinar: Der letzte Reminder

Diese Phase ist optional und funktioniert nicht für alle Kundenstämme gleichermassen gut. Schliesslich kann man nach zwei vorausgegangenen E-Mails davon ausgehen, dass die Kontakte sich aus gutem Grund entschieden haben. Wenn der Kundenstamm es allerdings erlaubt und nicht als aufdringlich empfindet, kann man in einem letzten Reminder noch einmal an das Webinar erinnern.

Nach dem Webinar: Die Dankes-Mail

Diese E-Mail sollte ein bis zwei Tage nach dem erfolgreich durchgeführten Webinar versandt werden. Sie ist neben der ersten Einladung die wohl wichtigste E-Mail im Webinar-Workflow. Auch bei dieser E-Mail erfolgt die Unterscheidung zwischen zwei unterschiedlichen Empfängergruppen. Damit Conversions für beide Empfängergruppen messbar sind, führt der Link auf eine spezielle Landing Page mit der Webinar-Aufnahme.

  1. Registrierte Nutzer:

Sie erhalten nach dem Webinar eine Aufnahme davon – auch dann, wenn sie sich nicht für die Teilnahme angemeldet haben. Sie sollten diese Aufnahme so leicht zugänglich wie möglich erhalten und noch einige Links zum Teilen in Sozialen Netzwerken dazu erhalten – mit der Aufforderung, das Webinar mit Interessierten zu teilen.

  1. Nichtregistrierte Nutzer:

Auch diejenigen Kontakte, die nur geklickt haben, aber nicht registriert sind, sollten die Chance erhalten, die Aufnahme des Webinars zu sehen. So können sie unabhängig von allen Gründen der Nicht-Teilnahme das Webinar zur individuell passenden Gelegenheit trotzdem sehen. Auch diese Nutzer erhalten die Webinar-Aufnahme als Link zur Landing Page.

KPI für Webinare steigern mit 6 Faktoren

Bei kostenlosen Webinaren geht man von 55 % “no shows” aus. Bei einem mit mehrstufigen Mailing-Prozess wird dank des Reifungsprozesses (Lead Nurturing) eine höhere Teilnahme erreicht. Massgebliche Faktoren für die Erhöhung der Teilnehmerzahlen sind die folgenden:

  • Professionelle Landing Page einsetzen
  • Wettbewerbe und Geschenke machen, die eine weitere Gegenleistung für die aufgewendete Zeit sind
  • Genügend Vorlaufzeit für die Ankündigung (mindestens 2 Wochen) einplanen
  • Breite Promotion auf Social Media, ev. auch bezahlte, einsetzen
  • 2 – 3 automatisierte Reminder
  • Zeit für Tests einplanen, um herauszufinden, was für die Zielgruppe am besten funktioniert

Integration von Webinar-Software in Marketing Automation

Entscheidend für jede Marketing Aktivität ist, dass das Unternehmen weiss, welcher Lead welche Interessen hat. Dafür wird eine gute Marketing Automation Software benötigt, die mit der Webinar-Software integrierbar ist. Dadurch kann man sehen, wer teilgenommen hat und wann der Teilnehmer allenfalls ausgestiegen ist. Viele Software sind durch Zapier/ Piesync und Co. integrierbar.

Webinare für KMU aufnehmen und automatisieren – wir helfen weiter

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Oft fehlen KMU digitale Inhalte. Ein Webinar lässt sich einfach aufnehmen und dann als Gesamtes oder in Teilen auf der Customer Journey ausspielen. Viele Teilnehmer, aber natürlich auch potentielle Kunden, sind begeistert vom modernen Wissenstransfer und freuen sich über die Aufnahmen. Schade, wenn das Wissen vorhanden ist, aber der Mut zum Publizieren fehlt. Gerne unterstützen wir Sie in allen Fragen rund um die Automation von Webinaren und deren Einsatz entlang der Customer Journey.

Fragen Sie jetzt an, gerne helfen wir und zeigen einen Blick hinter die Kulissen!