Die 10 besten CRM Systeme im Vergleich

Ein CRM-System gehört 2026 zur Grundinfrastruktur jedes Schweizer KMU, vergleichbar mit der Buchhaltungssoftware oder dem ERP. In diesem CRM-Vergleich 2026 zeigen wir die 10 wichtigsten CRM-Systeme (HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, ActiveCampaign, Zoho, SugarCRM, Pipedrive, Insightly, SuperOffice, Bitrix24) inklusive ihrer KI-Funktionen, sowie die wichtigsten Auswahlkriterien für Schweizer Unternehmen. Eigener Abschnitt zu Bexio als Schweizer ERP-CRM-Hybrid und ein Direktvergleich HubSpot vs. Salesforce vs. Microsoft Dynamics 365 ergänzen den Überblick.

Zur Übersicht: Marketing Automation Architektur & Workflows Erfahren Sie mehr über Marketing Automation.

Warum ein CRM-System verwenden?

Ein CRM Tool ist weit mehr als eine einfache Datenbank zur Speicherung von Kundendaten. Es ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Kundenbeziehungen zu verbessern und den Sales- und Marketingprozess zu optimieren. Für Customer Journey Mapping und alle anderen Marketing- und Sales-Aktivitäten sind sie unersetzlich.

CRM-Definition/ Was ist ein CRM-System?

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist eine Softwarelösung, die alle Kontakt-, Interaktions- und Verkaufsdaten zentral verwaltet und Sales, Marketing, Kundenservice sowie Reporting unter einem Dach zusammenführt. 2026 unterscheiden sich moderne CRM-Plattformen vom klassischen Kontaktverzeichnis vor allem durch native KI-Agenten wie HubSpot Breeze, Salesforce Agentforce 360, Microsoft Copilot for Sales und ActiveCampaign Active Intelligence.

Eine Übersicht zu den verschiedenen CRM-Funktionen bietet die Wikipedia mit ihrer Differenzierung zwischen analytischem, operativem, kommunikativem und kollaborativem CRM.

Hier sind einige wichtige Gründe, warum Unternehmen CRM-Tools in Betracht ziehen sollten:

Verbesserung der Sales- und Marketingprozesse:

Ein CRM-System ermöglicht es Unternehmen, ihre Sales- und Marketingaktivitäten effizienter zu gestalten. Es bietet Funktionen wie Kontaktverwaltung, Sales-Pipeline-Management, Lead Scoring und Kampagnenverfolgung. Durch die zentrale Speicherung von Kundeninformationen in der CRM-Datenbank können Sales- und Marketingteams besser zusammenarbeiten, um Leads zu verfolgen, Kundenerwartungen zu erfüllen und den Umsatz zu steigern.

Effizienzsteigerung und besseres Kundenerlebnis:

CRM automatisiert repetitive Aufgaben wie Datenaktualisierung, Berichterstattung und Follow-up-E-Mails. Dadurch können Sales-Mitarbeiter mehr Zeit auf den Aufbau von Beziehungen zu Kunden und die Bereitstellung eines personalisierten Kundenerlebnisses verwenden. Durch die zielgerichtete Kommunikation und das rechtzeitige Follow-up können Unternehmen Kundenbindung und Kundenzufriedenheit steigern.

Ein gut implementiertes CRM-System bietet einen 360-Grad-Blick auf den Kunden, indem es Daten aus verschiedenen der individuellen Customer Journey sammelt und steuert. Dies ermöglicht es Unternehmen, besser zu verstehen, wer ihre Kunden sind, welche Bedürfnisse sie haben und wie sie ihnen einen Mehrwert bieten können.

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CRM Systeme: im Zentrum die Beziehung zum Kunden (Bild via Bing von DALL-E)

Kriterien für die Auswahl eines CRM-Systems

CRM-Produkte gibt es zu tausenden, aber welches davon passt am besten zum eigenen Unternehmen? Die spezifischen Anforderungen des eigenen Unternehmens genau zu kennen und bei der Wahl zu berücksichtigen ist der Schlüssel zur erfolgreichen Produktwahl. Dabei sind zudem stets die Stärken und Schwächen der infrage kommenden CRM-Produkte selbst zu beachten. Salesforce bietet eine umfassende Lösung für grosse Unternehmen, während Hubspot CRM und Pipedrive besser für kleinere Unternehmen geeignet sind. Folgende 7 Tipps sind entscheidend, um das passende CRM auszuwählen:

1. Definieren der Anforderungen: Was bedeutet CRM für das eigene Unternehmen? Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Geschäftsprozesse und identifizieren Sie die spezifischen Funktionen und Eigenschaften, die Ihr CRM-Tool erfüllen muss. Geschäftsziele und die spezifischen Anforderungen, die von einem CRM-System erwartet werden, stehen dabei stets im Mittelpunkt. Identifizieren Sie die wichtigsten Funktionalitäten, die Ihr Unternehmen benötigt, um effektives Customer Relationship Management und Marketing Automation durchzuführen.
2. Gründliche Marktrecherche durchführen: Untersuchen Sie die verschiedenen CRM-Optionen und vergleichen Sie, welche Funktionen, Anpassungsmöglichkeiten, Integrationsfähigkeiten, Preise und Kundenbewertungen am besten zu Ihrem eigenen Anwendungsbereich passen. Lesen Sie auch Branchenanalysen und Expertenmeinungen, aber auch unsere Funktionen der besten Marketing Automation Systeme um Ihre Entscheidung abzusichern.
3. Integrationen prüfen: Die reibungslose Integration mit anderen Tools und Systemen, die bereits im Tech Stack des Unternehmens verwendet werden oder zukünftig beschafft werden, ist entscheidend für den Mehrwert von CRM. Dazu gehören beispielsweise E-Mail-Marketing-oder Marketing Automation Tools, eCommerce, ERP und je nach Stack auch weitere. Auch mit der Marketing Automation-Plattform muss eine nahtlose Integration gewährleistet sein, um die Kommunikation gesamtheitlich abzubilden. Überprüfen Sie ausserdem, ob die Integration die gewünschten Funktionen wie Lead-Generierung, automatisierte Kampagnen, Lead Scoring und Personalisierung unterstützt.
4. Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit berücksichtigen: Das CRM-System muss den wachsenden Anforderungen auch in den kommenden Jahren gerecht werden, deswegen muss bei der Toolwahl langfristig gedacht werden. Zu überprüfen ist deswegen, ob das Tool skalierbar ist und zukünftige Entwicklungen wie KI, Machine Learning oder ganz andere neue Technologien unterstützt. Auch die Skalierfähigkeit mit dem Unternehmenswachstum sollte bedacht werden. Ein geeignetes CRM sollte dazu in der Lage ist, die steigenden Anforderungen und zunehmende Datenmengen zu bewältigen. Sind die entsprechenden Anforderungen durch ein Produkt erfüllt, kommen dann sogar open source CRM möglicherweise in Frage.
5. Benutzerfreundlichkeit testen: Möglichst einfache Bedienbarkeit schafft für die Mitarbeiter einen reibungslosen Arbeitsablauf. Schon vor dem Entscheid sollten deswegen Demos oder kostenlose Tests durchgeführt werden, um die Benutzerfreundlichkeit des ausgewählten Tools zu bewerten und sicherzustellen, dass es gut in Ihre Unternehmenskultur passt.
6. Kundensupport und Schulungsmöglichkeiten: Bietet der CRM-Anbieter einen zuverlässigen Kundensupport und ausreichende Schulungsressourcen, um bei der Einführung und Nutzung des Tools zu helfen? Damit das CRM, aber auch die Mitarbeitenden wachsen können, sind Schulungs- und Supportmöglichkeiten essenziell. Ein guter Kundenservice und umfassende Schulungsressourcen stellen sicher, dass das Beste aus dem System herausgeholt wird.
7. Budget: Ein realistisches Budget sollte für das CRM-Systemfestgelegt werden, auf dessen Basis die Preise der verschiedenen Anbieter verglichen werden sollten. Im Besonderen sollten dabei die Kosten-Nutzen-Relation und die langfristigen Vorteile beachtet werden.

Unser Tipp:

Sie haben Ihre eigene CRM Definition formuliert und eines oder mehrere CRM-Tools identifiziert, die zu Ihrem Unternehmen passen zu scheinen? Dann machen Erfahrungsberichte und Bewertungen anderer Unternehmen, welche das System schon im Einsatz haben, die Entscheidung vielleicht etwas leichter. Erfahrungsberichte und Bewertungen anderer Unternehmen zu lesen bietet wichtige Infos zur tatsächlichen Praxistauglichkeit eines Tools. Dies bietet wertvolle Einblicke und sichert die eigene Toolwahl ab.

Vergleich der Top 10 CRM-Systeme

Eine Top 10 der CRM Systeme kann lediglich eine Momentaufnahme abbilden, da der Markt stets in Bewegung ist. Diese 10 CRM sichern sich aus unserer Sicht einen Spitzenplatz unter den Produkten:

1. HubSpot:

Historie: HubSpot CRM ist ein führender Anbieter von Inbound-Marketing- und Sales-Software. Das Unternehmen wurde 2006 gegründet und hat sich seitdem zu einem umfassenden CRM-Tool entwickelt, das Funktionen für Sales, Marketing und Kundenservice bietet.

Customizing: HubSpot CRM bietet umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, mit denen das System an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden kann. Es ermöglicht die Anpassung von Datenfeldern, Workflows, Benutzeroberfläche und Berichten.

Funktionen: HubSpot CRM bietet Kontakt- und Lead Management, E-Mail-Integration, Sales-Automatisierung, Berichterstattung, Ticketing für den Kundenservice und mehr. Es ist bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche und umfangreiche Funktionalität.

Integrationen: HubSpot CRM erlaubt Integrationen mit verschiedenen Marketing- und Sales-Tools, einschliesslich E-Mail-Marketing, Marketing Automation, Social-Media-Plattformen und mehr.

2. Salesforce:

Historie: Salesforce ist einer der Pioniere im Bereich CRM und hat sich als einer der bekanntesten und am weitesten verbreiteten Anbieter von CRM-Software in der Cloud etabliert.

Customizing: Salesforce bietet eine hochgradig anpassbare Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, Module, Entitäten, Felder, Workflows und Benutzeroberflächen nach ihren individuellen Anforderungen zu konfigurieren und anzupassen.

Funktionen: Unternehmen erhalten bei Salesforce eine breite Palette von Funktionen für Sales, Marketing und Kundenservice. Dazu gehören Kontakt- und Lead Management, Opportunity-Tracking, Sales-Automatisierung, Fallmanagement, Social-Media-Integration, Berichterstattung und weitere.

Integrationen: Salesforce überzeugt mit umfangreichen Integrationen mit verschiedenen Marketing- und Sales-Tools, einschliesslich Marketing Automation, E-Mail-Marketing und Social Media.

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4. ActiveCampaign:

Historie: ActiveCampaign wurde 2003 gegründet und ist bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche, seine vielen Schnittstellen und seine umfangreichen Automatisierungsfunktionen.

Customizing: ActiveCampaign bietet Anpassungsmöglichkeiten für Datenfelder, Custom Objects, Automatisierungsworkflows, E-Mail-Vorlagen und weitere Funktionen, mit denen die individuellen Funktionen Ihres Unternehmens individuell abgebildet werden können.

Funktionen: ActiveCampaign umfasst Kontakt- und Lead Management, E-Mail-Marketing, Automatisierung von Marketingkampagnen, Segmentierung und Lead Scoring sowie noch weitere. Es zeichnet sich durch seine leistungsstarken Automatisierungsfunktionen aus, die Unternehmen dabei unterstützen, effektive Marketingkampagnen durchzuführen.

Integrationen: ActiveCampaign hat Integrationen mit verschiedenen Plattformen und Tools, E-Commerce-Integrationen, Terminbuchung (Calendly) und Social-Media-Integrationen bereits eingebaut.

5. Zoho CRM:

Historie: Zoho CRM wurde 2005 eingeführt und ist Teil der Zoho Suite von Business-Softwareprodukten.

Customizing: Zoho CRM besitzt Anpassungsmöglichkeiten für Datenfelder, Workflows und Benutzeroberfläche, um einen möglichst hohen Individualisierungsgrad zu erlauben.

Funktionen: Zoho CRM hat Kontakt- und Lead Management, Sales-Automatisierung, Kundenservice, Berichterstattung sowie auch Funktionen wie E-Mail-Marketing, Social Media-Integration und Workflow-Automatisierung.

Integrationen: Zoho CRM erlaubt Integrationen mit verschiedenen Plattformen und Tools, einschliesslich E-Mail-Marketing, Marketing Automation, Social Media und weiteren Bereichen.

6. SugarCRM (mit Sugar Market):

Historie: SugarCRM ist ein vielseitiges CRM-Tool, das 2004 gegründet wurde und sich seitdem als beliebte CRM-Lösung etabliert hat.

Customizing: Sugar CRM zeichnet sich durch seine hohe Anpassungsfähigkeit aus. Unternehmen können Datenfelder, Workflows, Dashboards und Benutzeroberfläche an ihre spezifischen Anforderungen anpassen. Es bietet auch eine erweiterbare Architektur, welche die Entwicklung von benutzerdefinierten Anwendungen und Integrationen ermöglicht.

Funktionen: Sugar bietet umfangreiche Funktionen wie Kontakt- und Lead Management, Opportunity-Tracking, Sales-Automatisierung, Fallmanagement, Berichterstattung und mehr. Mit Sugar Market, der Marketing Automation-Erweiterung von SugarCRM (ehemals Salesfusion), können Unternehmen personalisierte Marketingkampagnen durchführen, Lead-Generierung betreiben und Kundenbindungsstrategien umsetzen.

Integrationen: Sugar besitzt ebenfalls Integrationen mit verschiedenen Tools und Plattformen, darunter E-Mail-Marketing, Telefonie und E-Commerce-Systeme.

7. Pipedrive:

Historie: Pipedrive ist ein benutzerfreundliches CRM-Tool, das speziell für den Sales entwickelt wurde. Es wurde 2010 gegründet und hat sich seitdem als beliebtes CRM-Tool für Sales-Teams etabliert.

Customizing: Pipedrive ermöglicht die Anpassung von Datenfeldern, Aktivitätsarten, Workflows und Benutzeroberfläche zur Individualisierung. Es bietet auch die Möglichkeit zur Integration von benutzerdefinierten Anwendungen und Erweiterungen, um zusätzliche Funktionalitäten zu integrieren.

Funktionen: Pipedrive konzentriert sich auf die Sales-Pipeline und bietet Funktionen wie Kontakt- und Deal-Management, Aktivitätsverfolgung, E-Mail-Integration, Berichterstattung und mehr. Es zeichnet sich durch seine intuitive Benutzeroberfläche und seine Fokussierung auf den Sales-Prozess aus.

Integrationen: Pipedrive bietet Integrationen mit verschiedenen Tools und Plattformen wie E-Mail-Marketing, Kalender, Telefonie und mehr. Durch die Integration mit diesen Tools können Unternehmen ihre Sales-Aktivitäten effizienter gestalten und ihren Verkaufsprozess optimieren.

8. Insightly:

Historie: Insightly wurde 2009 gegründet und ist ein beliebtes CRM-Tool für kleine und KMU. Es zeichnet sich durch seine benutzerfreundliche Oberfläche und sein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aus.

Customizing: Insightly ermöglicht die Anpassung von Datenfeldern, Workflows und Berichten, um den individuellen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden. Es bietet auch die Möglichkeit zur Integration von benutzerdefinierten Anwendungen und Erweiterungen, um zusätzliche Funktionalitäten zu integrieren.

Funktionen: Insightly bietet Funktionen wie Kontakt- und Lead Management, Custom Objects, Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, E-Mail-Integration, Berichterstattung und mehr. Es ist bekannt für seine einfache Bedienbarkeit und sein intuitives Design.

Integrationen: Insightly integriert sich mit verschiedenen Tools und Plattformen wie E-Mail-Marketing, Projektmanagement, Telefonie und mehr. Unternehmen können auch benutzerdefinierte Integrationen über APIs entwickeln, um Insightly nahtlos in ihre bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren.

9. SuperOffice:

Historie: SuperOffice wurde in Norwegen gegründet und ist seit über drei Jahrzehnten eine führende CRM-Plattform. Seit ihrer Einführung hat es sich als verlässliche Lösung für Unternehmen unterschiedlicher Grösse und Branchen etabliert. Mit einem starken Fokus auf die europäische Geschäftswelt bietet SuperOffice eine bewährte Erfolgsbilanz in der Optimierung von Kundenbeziehungen.

Customizing: SuperOffice ermöglicht eine umfassende Anpassung der Plattform, um den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens gerecht zu werden. Von der Anpassung von Datenfeldern bis hin zu benutzerdefinierten Workflows und Dashboards bietet SuperOffice flexible Möglichkeiten, um das CRM-System an die spezifischen Anforderungen anzupassen. Es bietet auch eine offene Architektur für die Entwicklung von Erweiterungen und Integrationen.

Funktionen: SuperOffice bietet ein breites Spektrum von unter anderem Kontaktmanagement, Sales-Automatisierung, Marketingkampagnen, Kundenservice und mehr. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, den gesamten Lebenszyklus der Kundenbeziehung zu optimieren. SuperOffice zeichnet sich auch durch seinen starken Fokus auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen aus, was für europäische Unternehmen von besonderer Bedeutung ist.

Integrationen: SuperOffice integriert sich nahtlos mit einer Vielzahl von Tools und Plattformen. Es bietet Integrationen für E-Mail-Marketing, Social Media, Kalender und weitere Funktionen. Unternehmen können auch massgeschneiderte Integrationen über offene APIs entwickeln, um die Plattform nahtlos in ihre bestehende Infrastruktur zu integrieren.

10. Bitrix24:

Historie: Bitrix24 wurde 2012 als Produkt der Bitrix Inc. lanciert (Muttergesellschaft gegründet 1998) und bietet eine umfassende Suite von Tools für Unternehmenskommunikation, Zusammenarbeit und Customer Relationship Management. Es gilt als beliebtes CRM-Tool für kleine und KMU.

Customizing: Bitrix24 ermöglicht die Anpassung von Datenfeldern, Workflows, Benutzeroberfläche und Zugriffsrechten, um den individuellen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden. Es bietet auch die Möglichkeit zur Entwicklung von benutzerdefinierten Anwendungen und Integrationen.

Funktionen: Bitrix24 ist mehr als nur ein CRM-System. Neben den üblichen CRM-Funktionen bietet es auch Tools für Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, interne Kommunikation, Dokumentenmanagement und mehr. Es vereint die Vorteile eines CRM-Systems mit Business-Management-Funktionen, die eine ganzheitliche Plattform für die Organisation von Arbeitsabläufen bieten.

Integrationen: Bitrix24 bietet Integrationen mit einer Vielzahl von Tools und Diensten, darunter E-Mail-Marketing, Kalender und E-Commerce-Plattformen. Es verfügt auch über eine offene API, die es Unternehmen ermöglicht, selbst massgeschneiderte Integrationen zu entwickeln, damit sich die Plattform nahtlos in ihre bestehende Softwarelandschaft integriert.

Quintessenz aus 4results-Projekten

HubSpot vs. Salesforce vs. Microsoft Dynamics 365: Direktvergleich für KMU

Drei Systeme dominieren den CRM-Vergleich 2026 in Schweizer KMU- und Mid-Market-Projekten: HubSpot, Salesforce und Microsoft Dynamics 365. Hier die wichtigsten Unterschiede in der Kurzform.

Kurzfazit: HubSpot ist 2026 weiterhin der schnellste Weg für KMU mit Inbound-Fokus und schlankem IT-Team. Salesforce zahlt sich aus, sobald Sales-Prozesse über mehrere Teams oder Länder skaliert werden müssen. Microsoft Dynamics 365 ist erste Wahl, wenn das Unternehmen ohnehin tief im Microsoft-Stack ist und Datenresidenz Schweiz erforderlich ist.

CRM mit KI-Funktionen 2026 auf einen Blick

2026 ist KI in den führenden CRM-Plattformen kein Add-on mehr, sondern Kernbestandteil. Statt klassischer Lead Scoring-Modelle dominieren agentische KI-Komponenten, die Daten anreichern, antworten und Aufgaben autonom ausführen. Die fünf wichtigsten Anbieter im Überblick:

1. HubSpot Breeze AI

• Komponenten: Breeze Agents (Customer Agent, Prospecting Agent, Data Agent, GA Anfang 2026; Company Research Agent und Customer Health Agent in Beta), Breeze Assistant als In-App-Begleiter, Breeze Studio für eigene Agenten.
• Praxisnutzen für KMU: Customer Agent übernimmt Erstantworten (Chat, E-Mail, Messenger), Prospecting Agent recherchiert Zielkonten, Data Agent hält CRM-Felder sauber und reichert Standard-Felder gratis an.
• Abrechnung: Usage-based via Credits (z. B. 100 Credits pro Customer-Agent-Conversation, 10 Credits pro Data-Agent-Prompt).

2. Salesforce Agentforce 360 (Einstein)

• Komponenten: Agentforce 360 Platform (GA Spring '26), Einstein-Modelle für Lead Scoring und Predictive Analytics, Agentforce Assistant (vormals Einstein Copilot), Sales Workspace, Two-Way Messaging.
• Praxisnutzen für KMU: Pre-Built Agent Templates für Standard-Use-Cases (Sales Coach, Service Agent), Einstein Trust Layer mit Zero Data Retention und PII-Masking.
• Modell: Anthropic Claude als zugrundeliegendes LLM für Agentforce, abgesichert über den Einstein Trust Layer.

3. Microsoft Dynamics 365 mit Copilot for Sales

• Komponenten: Copilot in Dynamics 365 Sales, Microsoft 365 Copilot for Sales (in Outlook und Teams), Sales agent als agentische Erweiterung (2026 Release Wave 1).
• Praxisnutzen für KMU: Konversation und CRM-Daten sind nativ verbunden, E-Mail-Zusammenfassungen, Meeting-Recaps und Pipeline-Updates entstehen ohne Tool-Wechsel; konfigurierbare Starter-Prompts pro Rolle.
• Stärke: Tiefe Integration in den Microsoft-Stack (Outlook, Teams, Excel, SharePoint) und Datenresidenz Schweiz für regulierte Branchen.

4. ActiveCampaign Active Intelligence

• Komponenten: AI Campaign Builder, AI Automation Builder, Predictive Sending, Win Probability, AI-enhanced Lead Scoring, Sentiment Analysis, AI Brand Kit, AI Translation.
• Praxisnutzen für KMU: Predictive Sending steigert Open-Raten messbar, der AI Campaign Builder erstellt aus einem Prompt vollständige Kampagnen inkl. Subject-Line, Layout und CTAs.
• Profil: Schwerpunkt liegt klar auf Marketing Automation Workflows; das CRM-Modul ist leichtgewichtiger als bei HubSpot oder Salesforce.

5. Zoho CRM mit Zia

• Komponenten: Zia AI-Assistant für Lead Scoring, Next-Best-Action-Vorschläge, Anomalie-Erkennung im Pipeline-Verlauf, Voice-Befehle und automatische Datenanreicherung.
• Praxisnutzen für KMU: Best Preis-Leistungs-Verhältnis im KMU-Segmentssegment; KI-Funktionen sind in den höheren Editionen (Enterprise/Ultimate) ohne Zusatz-Credits enthalten.
• Profil: Geeignet für KMU mit hohem Customizing-Bedarf und engem Budget; deutsche Lokalisierung und EU-Datenresidenz vorhanden.

CRM-Systeme für verschiedene Unternehmensgrössen und -typen

Je nach Unternehmensgrösse bieten sich verschiedene CRM-Tools an oder aber das Buchen eines entsprechend auf die Unternehmensgrösse abgestimmten Kosten- und Funktionsplans an. Unterschieden werden sollte zwischen den Anforderungen von KMU und Enterprise-Unternehmen, da sich diese deutlich voneinander unterscheiden.

KMU

Wo Unternehmen der Enterprise-Grössenordnung mit einiger Sicherheit über ein ganzes Team zur Steuerung ihres CRM-Systems verfügen, muss in einem KMU dies wahrscheinlich nur von einer einzigen Person zu bewältigen sein. Entsprechend verschieden gestalten sich auch die empfehlenswerten Umfänge der CRM-Software. Um Kosten zu sparen müssen KMU genau prüfen, welche Funktionen sie tatsächlich benötigen, um Funktionen nicht doppelt oder unnötig zu kaufen. Tatsächlich gibt es zwischen den einzelnen CRM-Tools verschiedener Hersteller aber auch grosse Unterschiede mit Hinblick auf die Preisgestaltung der jeweiligen Pakete. Genau hinschauen sollten KMU deswegen auch immer dann, wenn sie sich für eine bestimmte Anzahl an Kontakten oder verfügbaren Benutzern entscheiden müssen. Hier tun sich unter Umständen nochmals Einsparpotenziale auf.

Enterprise

Unternehmen in dieser Grösse verfügen in der Regel über ein separates, gut ausgestattetes Team, welches sich um Marketingaufgaben, aber auch um die Pflege des CRM-Systems kümmert. Enterprise-Unternehmen können daher wesentlich mehr Funktionen eines CRM-Tools auch tatsächlich nutzen. Der tatsächliche benötigte Funktionsumfang ist aber auch bei Enterprise-Unternehmen bedarfsabhängig und was die Preisgestaltung betrifft ist mit mehreren hundert Schweizer Franken pro Monat zu rechnen. Für Enterprise-Unternehmen sind gerade mit Hinblick auf Kontakte- und Nutzeranzahl auch individuelle Pakete mit dem Softwarehersteller möglich, die dann massgeschneidert für den jeweiligen Anwendungsfall werden.

Bexio: ERP-zentriertes CRM für Schweizer KMU

Eine Sonderstellung im Schweizer Markt nimmt Bexio ein. Mit nach Anbieter-Angabe über 80'000 KMU-Kunden ist Bexio das meistgenutzte Schweizer Cloud-Produkt für Buchhaltung, Auftragsabwicklung und Kontaktverwaltung in einem. Das integrierte Adressbuch umfasst Kontakte, Lieferanten und Kategorien und deckt damit die Grundfunktionen eines klassischen CRM ab. Stark ist Bexio bei MWST-Konformität, QR-Rechnung, Camt.054-Bankabgleich und Lohnbuchhaltung, also überall dort, wo Schweiz-spezifische Geschäftsprozesse gefragt sind. Schwächer ist Bexio bei dedizierten Sales-Pipeline-Funktionen, Marketing Automation und KI-Agenten. Für reine Sales-Use-Cases bleibt eine Kombination aus dediziertem CRM (z. B. HubSpot, Pipedrive) und Bexio als ERP-Backbone die typische Stack-Empfehlung.

Empfehlungen für die Auswahl eines CRM-Systems

Die Auswahl an CRM-Tools bietet jedem Unternehmen die Chance, das passende Produkt zu finden. Dies ist jedoch nicht ohne einen sorgfältig geplanten Toolwahl-Prozess möglich. Grundsätzlich helfen die folgenden 7 Fragen dabei, die Auswahl der möglichen Tools etwas einzugrenzen:

• Hilft das CRM-Tool dabei, die Kunden ganzheitlich und fundiert kennenzulernen?
• Ermöglicht es datengetriebene Planungen und Interaktionen?
• Erreicht es zu jedem Zeitpunkt den optimalen Überblick über Sales- und Marketingaktivitäten?
• Hilft es bei Aufbau und Aufrechterhalt starker Kundenbeziehungen?
• Schafft das CRM-Tools Unterstützung beim bedarfsorientierten Verkaufen von Produkten und Dienstleistungen?
• Verbessert das CRM-System die Kommunikation zwischen Sales und Marketing?
• Unterstützt die CRM-Plattform die Gewinnung passender Neukunden und bindet es diese nachhaltig und emotional an das Unternehmen?

Vorgehen bei der Implementierung eines CRM-Systems

Um ein CRM-Tool im Unternehmen zu implementieren sollte zunächst auf strategischer Ebene ein Bezug zur Unternehmensstrategie vorhanden sein. Es wird auf diese Weise in Bezug mit den Zielen um Umgang mit Kunden gesetzt, beispielsweise, indem bestimmte Absatzziele definiert werden oder genau definierte Kundensegmente ausgebaut werden sollen. Auch das Festlegen bestimmter Grössen für die Erfolgsmessung bietet sich an. Aber auch auf Organisationsebene muss die Implementierung des CRM-Tools vorbereitet werden. Eine Evaluation und mögliche Anpassung von Geschäftsabläufen, Workflows entlang der Customer Journey und anderen Prozesses ist ideal, um die Passung des Produkts zum Geschäftsmodell zu verbessern. Auf Mitarbeiterebene ist dagegen für das ideale Onboarding zu sorgen, damit potenzielle Reibungspunkte bereits im Vorfeld vermieden werden.

Workshops und Migration

Ein optimales CRM-Tool wurde gefunden und soll nun implementiert werden? Dann sollten nun Workshops mit dem Anbieter erfolgen, aber auch ein genauer Zeitplan für die Einführung des CRM-Tools aufgesetzt werden. Fragen der Datenmigration sollten ebenfalls geklärt werden, damit das neue System bereits beim Start über den notwendigen Datenkorpus verfügt. Ist das System implementiert und hat unter Umständen ein Customizing mit dem Anbieter durchlaufen, sind alle Voraussetzungen für den erfolgreichen Start erfüllt. Jetzt sollten die Mitarbeiter gründlich geschult werden, um die notwendigen Skills für die tägliche Arbeit mit dem CRM zu besitzen. Trotz des gründlich vorbereiteten Starts ist laufende Pflege des Systems vollkommen üblich. Regelmässige CRM-Audits sorgen dafür, dass auftretende Probleme früh behandelt werden und neue Funktionen, welche die Effizienz verbessern würden, rechtzeitig aufgenommen werden. Ideal ist es, einen CRM-Experten im Haus zu haben, der sich um diese Belange kümmert. Ist das CRM einmal implementiert, kann damit gleich zum Test ein erstes Customer Journey Mapping erprobt werden.

CRM im Vergleich - Schlussfolgerung und Ausblick

Damit Marketing Automation auch alle notwendigen qualitativ guten Daten erhält, muss sie mit einem leistungsstarken CRM-Produkt integriert sein, das professionelles Datenmanagement leistet. Das passende Produkt zu wählen ist daher erfolgsentscheidend und jedes Unternehmen muss seine eigenen Anforderungen sehr genau kennen, um eine gute Toolwahl zu erreichen. Gerne unterstützen wir Sie bei allen Aspekten zu CRM-Tools und Marketing Automation!